Servizio di fotoriproduzione interno
La riproduzione dei documenti e/o dei libri conservati nell’Archivio di Stato di Forlì-Cesena per motivi di studio, ivi comprese le tipologie di riproduzioni elencate al paragrafo A.2.1 del D.M. 21 marzo 2024 n. 108, deve essere previamente autorizzata. La richiesta viene effettuata compilando, datando e firmando l’apposito modulo fornito dal personale di Sala, dove saranno riportati, a cura dell’utente, le proprie generalità e la segnatura archivistica dell’unità da cui estrarre copia.
Il servizio di riproduzione viene svolto dal personale interno a mezzo di scanner e/o macchina digitale che permette di evitare ogni contatto diretto con la documentazione per motivi di tutela; l'immagine fornita è in formato PDF o JPG; dietro esplicita richiesta in formato TIFF.
I tempi di consegna possono variare in relazione alla quantità richiesta e ai carichi di lavoro del servizio, ma le richieste vengono comunque evase entro un termine massimo di 30 giorni.
La riproduzione di documenti di formato superiore ad A3 non è realizzabile con la strumentazione in dotazione all’Istituto; non è consentita, invece, per documenti di particolare rarità o antichità e fragilità, caratterizzati da corruzione del supporto o precarietà dello stato di conservazione, documenti piegati o arrotolati o che comunque possano ricevere danno dal processo di riproduzione, libri e pubblicazioni soggetti alle restrizioni sulla riproducibilità introdotte dalla vigente normativa sul diritto d’autore (L. n. 633 del 2 aprile 1941 così come modificata dalla L. n. 248 del 18 agosto 2000).
Per motivi di tutela della documentazione non si effettua il servizio fotocopie. La riproduzione su supporto cartaceo è consentita solo per copie conformi, rilasciate in carta bollata (per motivi non di studio).
Le riproduzioni legate alle ricerche per corrispondenza si effettuano in formato digitale; le risposte contengono il relativo preventivo di spesa e le immagini digitali verranno inviate a mezzo posta elettronica entro un termine massimo di 30 giorni dall’avvenuto pagamento dei diritti di riproduzione.
Il versamento dei diritti di riproduzione deve essere effettuato attraverso la piattaforma digitale PAGOPA collegandosi al sito https://pagonline.cultura.gov.it/ e seguendo le indicazioni contenute nella guida utente.
L’attestazione dell’avvenuto pagamento deve essere trasmessa all’Archivio, all’indirizzo as-fc.forli@cultura.gov.it (per ricerche presso la sede di Forlì) o as-fc.cesena@cultura.gov.it (per ricerche presso la Sezione di Cesena); a seguito della ricezione, l'Istituto provvederà a inviare le copie digitali richieste.
Copie conformi
È possibile richiedere il rilascio di copie conformi della documentazione archivistica conservata dall’Istituto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, previa domanda redatta su apposito modulo fornito dal personale di sala di studio, dove andrà applicata la rispettiva marca da bollo, corredata dalle eventuali necessarie marche da bollo, come indicato di caso in caso dal personale di sala di studio secondo la normativa vigente.
Restano salve le esenzioni in materia di imposta di bollo previste dalla normativa vigente, che l’utente eventualmente esente dovrà dichiarare nella compilazione del modulo di richiesta di copia conforme.
Tariffe del servizio di fotoriproduzione interno
Il Tariffario dell’Archivio di Stato di Forlì-Cesena è conforme al Tariffario pubblicato con D.M. 21 marzo 2024 n. 108, che modifica il D.M. 11 aprile 2023 n. 161 recante "Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d'uso dei beni in consegna agli istituti e ai luoghi della cultura statali"; in particolare nel caso di fornitura di immagini digitali in bianco/nero e colore richieste all'Amministrazione la tariffa unitaria applicata sarà di € 7,00 per riproduzioni ad alta risoluzione (300 PPI) e di € 5,00 per riproduzioni a bassa risoluzione per il web (72 PPI).
Per tutte le altre tipologie di riproduzioni e le relative tariffe si rimanda alla Tabella 2 del D.M. 21 marzo 2024 n. 108.
I diritti di fotoriproduzione dovranno essere versati attraverso la piattaforma digitale PAGOPA collegandosi al sito https://pagonline.cultura.gov.it, registrandosi sul sito, selezionando la voce “Acquista servizio” e poi il nostro Istituto e digitando l’importo comunicato. La ricevuta dovrà essere inoltrata all’Istituto inviando una email all’indirizzo as-fc.forli@cultura.gov.it (per la sede di Forlì) e as-fc.cesena@cultura.gov.it (per la Sezione di Cesena).
La riproduzione su supporto cartaceo è consentita solo per copie conformi, rilasciate in carta bollata (per motivi non di studio). Il costo delle fotocopie è di € 0,08/0.15 (per A4/A3 in bianco/nero) e di € 0,50/1,00 (per A4/A3 a colori).
Resta soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche e unità archivistiche complete.
Riproduzioni effettuate con mezzi propri
Ai sensi dell’art. 108 del “Codice dei beni culturali e del paesaggio” (d. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e ss.mm.ii.), così come recepito dalle circolari n. 33 e 39 del 2017 della Direzione generale archivi del Ministero della cultura, la riproduzione di beni culturali (ivi compresi i documenti archivistici non sottoposti ai limiti della consultabilità ai sensi degli artt. 122-127 del d. lgs. 42/2004) effettuata da parte dei privati con mezzi propri (fotocamera digitale, smartphone, tablet), è libera e gratuita e non prevede la corresponsione di canone; la riproduzione deve essere finalizzata ad attività svolte senza scopo di lucro, per motivi di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale e deve essere effettuata con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene (scanner portatili o a penna), né esporre lo stesso a sorgenti luminose, né prevedere l’uso di treppiedi o stativi.
L'utente è invitato a compilare l’apposito modulo fornito dal personale, nel quale dichiara di essere a conoscenza e di accettare le norme relative alla conservazione e alla tutela del materiale oggetto di consultazione e riproduzione e in materia di riproduzione di beni culturali (così come esposto dall'art. 108, cc. 3 e 3bis, del Codice dei beni culturali e del paesaggio – d. lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004 e dalle Circolari nn. 33 e 39 del 2017 della Direzione Generale Archivi del Ministero della cultura).
Non è consentita la libera riproduzione dei documenti di particolare rarità o antichità e fragilità, caratterizzati da corruzione del supporto o precarietà dello stato di conservazione, documenti piegati o arrotolati, o che comunque possano ricevere danno dal processo di riproduzione, né dei documenti già riprodotti digitalmente dall’Istituto ed esclusi dalla consultazione ordinaria per ragioni conservative. In questo caso sarà rilasciata copia all’utente della riproduzione disponibile, salvo il rimborso delle spese sostenute dall'Amministrazione concedente.
Nell'esecuzione delle riprese lo studioso dovrà usare ogni cautela nel maneggiare i beni archivistici, per evitare di danneggiarli (come evitare di “stirare” i documenti, forzare l'apertura dei registri, uso di vetri o pinze) e dovrà rispettare eventuali altre istruzioni date dal personale di sala.
Resta soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete o parti sostanziali di esse.
L’Istituto si riserva la facoltà di chiedere copia delle riproduzioni di documenti effettuate con mezzi propri.
Divulgazione e pubblicazione di documentazione conservata presso l’Archivio
Ai sensi dell’art. 108 del “Codice dei beni culturali e del paesaggio” (d. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e ss.mm.ii.), così come recepito dalle circolari n. 33 e 39 del 2017 della Direzione Generale Archivi del Ministero della cultura, è libera la divulgazione con qualsiasi mezzo delle immagini legittimamente acquisite dei beni culturali (ivi compresi i documenti archivistici non sottoposti ai limiti della consultabilità ai sensi degli artt. 122-127 del d. lgs. 42/2004) effettuata da parte dei privati con mezzi propri (fotocamera digitale, smartphone, tablet), in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro.
In questo caso l’utente è tenuto a inoltrare una semplice comunicazione del proposito di pubblicare l’immagine all’Archivio di Stato di Forlì-Cesena. Tale comunicazione sostituisce l'atto di concessione e all'invio della comunicazione non segue alcuna risposta da parte dell'Istituto. La pubblicazione deve riportare la segnatura esatta del documento, citando l’Archivio di Stato di Forlì-Cesena come Istituto che lo conserva. È richiesta la consegna di copia analogica o digitale dell’elaborato e di una copia della riproduzione.
La stessa procedura riguarda anche la pubblicazione di riproduzioni, effettuate con mezzi propri o fornite dall'Archivio, in volumi, riviste o periodici ai quali l'Istituto riconosce un carattere scientifico, didattico o divulgativo, in cataloghi d'arte, di mostre e manifestazioni culturali con tiratura entro le 4.000 copie, nonché in altri casi elencati al paragrafo A.2.1 del D.M. 21 marzo 2024 n. 108.
In caso di riuso e di pubblicazione delle suddette immagini a scopo di lucro, al di fuori dei casi elencati al paragrafo A.2.1 del D.M. 21 marzo 2024 n. 108 per i quali è prevista la gratuità, è richiesta la corresponsione di un canone da calcolarsi secondo quanto esplicitato nel paragrafo A.2.2 del D.M. 21 marzo 2024 n. 108, in particolare moltiplicando la tariffa unitaria di cui alla Tabella 2 ("Rimborso per le riproduzioni") per un coefficiente differenziato in base all’uso/destinazione delle riproduzioni (Tabella 3) e a un coefficiente relativo alla quantità/tiratura delle riproduzioni (Tabella 4). Per il dettaglio si rimanda alla consultazione del testo del D.M. 21 marzo 2024 n. 108.
Il calcolo esatto dell’onere sarà effettuato a cura del personale dell’Istituto in base alla modalità sopra illustrate e facendo seguito alle richieste che saranno avanzate a questo Archivio di Stato, sulle quali devono essere indicati la corretta segnatura del documento riprodotto e di cui s’intende utilizzare l’immagine, oltre alle caratteristiche della finalità per la quale si richiede il riuso e/o la pubblicazione dell’immagine. Tali richieste devono essere presentate su un apposito modulo, completo di marca da bollo, fornito dal personale di sala di studio, dove devono essere riportati, a cura dell’utente, le proprie generalità, la segnatura archivistica dei documenti da pubblicare, la tipologia della pubblicazione, il numero di copie previste e il prezzo di copertina o la finalità del riuso e la quantità dei pezzi che saranno realizzati.
La pubblicazione deve riportare la segnatura esatta del documento, citando l’Archivio di Stato di Forlì-Cesena come Istituto che lo conserva, la menzione “Su concessione del Ministero della Cultura” e gli estremi dell’autorizzazione.
È richiesta la consegna di due copie o due estratti dell’opera in cui saranno inserite le riproduzioni.
Il corrispettivo deve essere versato attraverso la piattaforma digitale PAGOPA collegandosi al sito https://pagonline.cultura.gov.it/, registrandosi sul sito, selezionando la voce “Acquista servizio” e poi il nostro Istituto e digitando l’importo comunicato.
La ricevuta di pagamento degli eventuali diritti deve essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.
La divulgazione e pubblicazione dei documenti lecitamente riprodotti deve avvenire nel rispetto delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018.
In caso di riuso di riproduzioni di documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Forlì-Cesena nell'ambito di mostre e manifestazioni culturali, saranno da concordare con l'Istituto le modalità legate alla richiesta e alla concessione, a seconda delle caratteristiche dell'esposizione, ai sensi del citato D.M. 21 marzo 2024 n. 108.
Autorizzazione all’esposizione in mostra di documentazione conservata presso l’Archivio
Per poter esporre documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Forlì-Cesena in occasione di mostre temporanee è necessario presentare la richiesta di autorizzazione compilando, datando e firmando l’apposito modulo fornito dal personale di sala di studio, dove devono essere riportati, a cura del richiedente, le proprie generalità, la segnatura archivistica dei documenti da esporre, il titolo, il luogo e la durata dell’esposizione.
La richiesta di autorizzazione, che verrà rilasciata dal Ministero, deve essere presentata almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione; l’autorizzazione è subordinata all'adozione delle misure necessarie per garantire l'integrità della documentazione.
Il rilascio dell’autorizzazione è inoltre subordinato all'assicurazione delle cose e dei beni da parte del richiedente (contratto assicurativo “da chiodo a chiodo”) per il valore indicato nella domanda, previa verifica della sua congruità da parte del Ministero.
