L’Archivio di Stato di Forlì-Cesena dispone per la sua Sezione di Cesena di una sala di studio di n. 12 posti.
Possono accedervi tutti i cittadini italiani o stranieri che abbiano compiuto i 18 anni di età, ad eccezione di quanti risultino esserne stati formalmente esclusi. I minori potranno accedere all’Archivio, previa autorizzazione, se accompagnati da un adulto garante, in occasione di eventi, attività culturali e di ricerche didattiche.
La consultazione della documentazione conservata in Archivio di Stato è libera e gratuita.
La consultazione si effettua con i seguenti orari:
- lunedì, mercoledì e venerdì ore 8.30-12.30
- martedì e giovedì ore 8.30-12.30 e 14.00-17.00.
La Sezione di Cesena è chiusa il sabato, la domenica, i festivi e il 24 giugno, giorno del Santo patrono. Possibili riduzioni di orario o eventuali chiusure sono tempestivamente comunicate all’utenza a mezzo del sito web e dei canali social dell’Istituto e di avvisi affissi nelle Sale di Studio e all’esterno della sede dell’Archivio.
Regolamento della Sala di Studio
1. L'ammissione alla sala di studio della Sezione di Cesena dell'Archivio di Stato di Forlì-Cesena è libera e gratuita, subordinata all’autorizzazione della Direzione. Ha validità per l’anno solare in corso e per l’ambito di ricerca indicato ed ha carattere strettamente personale.
2. Nella sala di studio non è possibile introdurre cibi o bevande, borse, cartelle ed altri simili contenitori da depositarsi negli appositi armadietti posti all’ingresso. Sono inoltre possibili controlli e ispezioni in entrata e in uscita.
3. Si raccomanda di non lasciare incustoditi oggetti ed effetti personali, di cui l’Amministrazione non è in alcun modo responsabile, e di osservare il silenzio, ivi incluso il divieto di utilizzo di telefoni cellulari.
4. Al momento dell’ingresso in sala di consultazione l’utente è registrato sul registro delle presenze giornaliere.
5. L'utente é tenuto a compilare, datare e firmare una domanda di ammissione su apposito modulo, dove saranno riportati le generalità, gli estremi del documento d’identità in corso di validità e l’argomento della ricerca. La domanda va rinnovata nel caso in cui, nel corso dell'anno, lo studioso intenda mutare lo scopo e l'argomento delle sue ricerche.
6. Sottoscrivendo la domanda, l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali nel rispetto della normativa vigente in materia.
7. Nella sala adibita alla consultazione sono raccolti e liberamente consultabili gli strumenti di corredo ai fondi archivistici (inventari, indici, elenchi e repertori). Una volta consultati, vanno ricollocati al loro posto. Non è consentito portarli fuori dalla sala senza autorizzazione. Per la consultazione degli strumenti di corredo, come pure per le ricerche più complesse, l'utente può avvalersi dell’assistenza del personale di sala.
8. L’utente può avere in consultazione fino a un massimo di 6 pezzi al giorno. Il prelievo delle unità archivistiche dai depositi si interrompe alle ore 12.00 nei giorni di apertura mattutina e alle ore 16.30 nei giorni di apertura pomeridiana. È possibile fare riferimento al personale di sala studio per particolari richieste e necessità. I libri della biblioteca sono esclusi dal computo delle richieste.
9. La consultazione è consentita per un’unità archivistica per volta. La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla riproduzione i documenti che afferiscono a: fondi/serie in corso di riordinamento e inventariazione, unità archivistiche in pessimo stato di conservazione e/o in attesa di restauro, documenti utilizzati per esposizioni di carattere temporaneo nelle sedi dell’Archivio o oggetto di ricerca da parte dell’Archivio stesso per pubblicazioni e/o altre finalità istituzionali (progetti, convegni e attività didattiche).
10. La consultazione è strettamente personale e non è consentito lo scambio di unità archivistiche fra utenti senza autorizzazione del responsabile di sala di studio. Lo studioso è tenuto a riconsegnare la documentazione nelle medesime condizioni in cui l’ha ricevuta, accertandosi di aver ben chiuso il fascicolo o la busta. Eventuali danni, ammanchi e disordine pregresso, devono essere segnalati al personale di Sala.
12. E’ vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità e/o alterare l’ordinamento interno in fogli o fascicoli della documentazione; è assolutamente vietato apporre annotazioni, anche a matita, sui documenti o appoggiarvi fogli di lavoro; è vietato scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino; è altresì vietato trasferire i documenti in consultazione fuori dalla sala di studio.
13. Lo studioso che si renda colpevole di sottrazioni o danneggiamento di qualsiasi natura del patrimonio dell’Istituto sarà escluso dalla sala di studio e, nei casi più gravi, ne sarà stabilità l’esclusione temporanea o definitiva dalle sale di studio di tutti gli Archivi; sarà inoltre deferito all’autorità giudiziaria per il risarcimento del danno cagionato e per le eventuali sanzioni penali.
14. A consultazione ultimata, lo studioso è tenuto a riconsegnare al personale addetto il pezzo consultato per la sua ricollocazione nei depositi. Può tuttavia, nel caso necessiti di proseguire nella consultazione, trattenere in giacenza a suo nome i pezzi non terminati per non oltre 30 giorni.
15. Lo studioso si impegna, in caso di utilizzazione per pubblicazione dei documenti dell’Archivio di Stato di Forlì-Cesena per cui ha inoltrato la comunicazione o ha richiesto e ottenuto l’autorizzazione, a citarne la fonte utilizzando la corretta segnatura archivistica, che può essere fornita dal personale, e a fornire all’Istituto copia dell’eventuale pubblicazione o della tesi di laurea o dottorato, anche in formato digitale.
16. Per quanto non precisato espressamente nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato.
Gli studiosi sono tenuti a prendere visione e a rispettare il presente regolamento.
Per quanto attiene le modalità relative al servizio di fotoriproduzione si rinvia alla pagina dedicata.
Consultabilità dei documenti
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, fatta eccezione, come previsto dalla normativa vigente (Codice dei beni culturali e del paesaggio – D. Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004, art. 122 e successivi modifiche e integrazioni), per:
- i documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquant’anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati sensibili o "particolari" (come definiti dalla normativa: artt. 122-127 D. Lgs. 42/2004; Regolamento UE 2016/679, General data protection regulation – GDPR; D. Lgs. 196/2003), che diventano consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data;
- i documenti contenenti dati relativi allo stato di salute, alla vita sessuale o ai rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili settant’anni dopo la loro data;
- i documenti versati all’Archivio di Stato prima dei termini previsti dalla legge, che risultano non consultabili fino alla naturale scadenza dei termini previsti dalla normativa vigente.
Il Codice dei beni culturali e del paesaggio prevede che tali documenti, contenenti dati riservati, possano essere accessibili anteriormente al decorso dei termini sopra elencati secondo diverse modalità, determinate dalla motivazione alla base della richiesta di consultazione.
Ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi (L. n. 241 del 7 agosto 1990 e successive modifiche e integrazioni), tali documenti restano comunque accessibili; sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, oppure quella che è subentrata nell'esercizio delle relative competenze.
La consultazione per scopi storici, invece, può essere autorizzata indirizzando la relativa domanda al Direttore dell’Archivio di Stato; tale domanda è poi inoltrata, unitamente al suo parere, alla Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati istituita presso il Ministero dell’Interno. La domanda, in carta semplice, deve contenere l'argomento e lo scopo dello studio, nonché l'elenco dei documenti e gli estremi cronologici, ovvero gli elementi che possano mettere l'organo competente in grado di giudicare sull'opportunità di concedere l'autorizzazione. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione mantengono il loro carattere riservato e non possono essere diffusi. L’Archivio di Stato provvede a comunicare al richiedente l’accoglimento o meno della domanda di autorizzazione alla consultazione, che è strettamente personale.
La consultazione dei documenti contenenti dati riservati deve avvenire nel rispetto delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018 (Pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019).
L'autorizzazione alla consultazione anticipata dei documenti contenenti dati personali non solleva lo studioso dalla responsabilità penale e civile per i reati o danni derivanti a persone e a enti per l'indebita citazione di nomi e cognomi e per la diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.
Alla stessa disciplina sono assoggettati i documenti di proprietà privata depositati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici o agli archivi medesimi donati, venduti o lasciati in eredità o legato. Le limitazioni non operano nei riguardi dei depositanti, donanti o venditori e di qualsiasi altra persona designata, come pure per gli aventi causa dai depositanti, donatori o venditori, qualora si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali siano interessati a titolo di acquisto.
