In base alla normativa vigente (D.Lgs. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41), gli Archivi di Stato esercitano la tutela mediante la vigilanza sugli archivi prodotti dagli uffici statali periferici della provincia di competenza.
Tale vigilanza è esercitata mediante le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell'amministrazione statale in sede periferica e composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentante dell'Archivio di Stato competente e da un rappresentante del Ministero dell'Interno (nominato tra il personale della locale Prefettura).
La Commissione si riunisce periodicamente per ispezionare l'archivio di deposito dell'ufficio, discutere le questioni inerenti la buona conservazione e l'ordinamento delle carte, proporre gli scarti (poi approvati dal superiore Ministero ) e i versamenti all'Archivio di Stato per gli affari esauriti da oltre 30 anni.
Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), se predisposti dalle Amministrazioni competenti, o, in mancanza, a regole legate alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri della commissione.
